新疆元瑞煤化工有限公司
销售管理制度
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销售管理制度
目 录
章节 标题
1 总则
2 销售部门工作职责
3 销售部岗位编制及职责
4 销售人员管理制度
5 市场分析数据汇报管理制度
6 销售计划管理制度
7 销售价格管理制度
8 销售合同管理制度
9 销售资料管理制度
10 售后（优质）服务管理制度
11 销售工作总结汇报管理制度
12 销售例会管理制度
13 销售人员保密制度
14 销售人员奖惩管理制度
15 附则
1、总则
1.1 根据公司销售管理的实际情况，特制定本管理制度。
1.2 为全面贯彻执行董事会制订的“销售管理”之规定，结合销售部现有工作岗位及工作性质，特制订本管理制度。
1.3 本管理制度适用于销售部各工作岗位和所有从业员工。
2、销售部工作职责
2.1 销售部是新疆元瑞煤化工有限公司产品的销售部门，部门职责主要有：
2.1.1销售市场的分析预测：及时获取信息，快速上传报告
2.1.1.1销售以市场为依托，认真做好炭化料市场行情的调查及资料收集整理工作；
2.1.1.2依据市场信息资料做好炭化料销售市场的分析工作；
2.1.1.3根据活性炭市场分析，作出我司炭化料销售市场预测。
2.1.2销售计划的制定：合理安排，及时调控，与市场同步
2.1.2.1销售以计划为基础，根据市场预测制定相应的销售计划；
2.1.2.2每月及时上报客户次月需求计划（分品种），经审批后报总经理、行政部、厂区及财务部；
2.1.2.3每月对本月销售计划的执行进行跟踪，并对次月的销售计划做出相应调整。
2.1.3销售价格政策的管理：及时调整，保密第一
2.1.3.1根据活性炭市场行情及我公司活性炭销售市场情况，制定切实可行的价格政策；
2.1.3.2根据活性炭市场价格变动及时上报、调整我司价格政策；
2.1.3.3销售价格分三级：挂牌零售价、合同意向价、正式合同价。正式合同价为客户与我司正式签订活性炭买卖合同时由销售副总确定活性炭单价；合同意向价为销售人员与意向客户初谈并拟定合同初稿时所报价格；其它情况销售部人员对外报价均为挂牌零售价；
2.1.3.4任何人员不得以任何理由对外透露合同定价，严格做好销售价格的保密工作。
2.1.4销售合同的签订：高质量、高收益、真实可行
2.1.4.1根据市场分析拟定销售合同范本，并报相关领导审批；
2.1.4.2销售代表与客户进行合同条款的初步洽谈并草拟合同初稿，并上报相关领导审批；
2.1.4.3合同履行期间如遇特殊原因需要修改原合同的，必须签订合同变更或补充协议。
2.1.4.4做好销售合同内容的保密工作。
2.1.5销售数据的整理：实事求是、真实准确、不得瞒报、谎报
2.1.5.1及时收集整理销售数据，按时上报；
2.1.5.2及时与各部门、客户沟通，提供准确的销售数据；
2.1.5.3做好销售数据的归档、整理、保密工作。
2.1.6客户档案的管理：及时收集、妥善保存、确保真实
2.1.6.1及时建立合同客户档案；
2.1.6.2做好合同客户档案的归档、整理、更新工作
2.1.6.3做好合同客户档案的保密工作；
2.1.7 销售资料的管理：不多不少，准确完整
2.1.7.1按规定各销售片区及驻矿销售代表定期以书面形式上报销售及市场情况；
2.1.7.2设专职人员负责收集整理上报销售资料；
2.1.7.3做好销售资料的存档及保密工作。
2.1.8销售部人员的管理：看实绩、看实践
2.1.8.1根据岗位职责要求严格管理每位员工；
2.1.8.2认真履行绩效考核标准，严格考核每位员工；
2.1.8.3做好本部门人员调配及管理工作；
2.1.9销售服务工作：有礼有节、不卑不亢
2.1.9.1礼貌待客，热诚接待每位客户；
2.1.9.2急客户所急，想客户所想；
2.1.9.3做好客户回访及维护工作；
2.1.9.4全部门为客户服务。
2.1.10销售方针：立足疆内，面向疆外，抓住机遇、看准市场
2.1.10.1先交朋友，后做生意；先有友谊，后有商务；
2.1.10.2以市场为导向，以需求为目标；
2.1.10.3价格要合理，服务要周到；
2.1.11部门管理要求：齐心协力、共创效益
2.1.11.1执行不找借口，服从是种美德。及时联系、及时上传、及时下达、及时跟踪、及时沟通、及时协助；
2.1.11.2员工之间、部门之间做到忙而不乱、忙而不烦、忙而不怨；
2.1.11.3快速开发、快速销售、快速服务、快速反映；
2.1.11.4以人为本、以诚待人、以理服人；
2.1.11.5与市场同步、与发展同步、与时代同步。
3、销售部岗位职责
3.1销售部各岗位职责
3.1.1销售副总经理岗位职责
直接上级：总经理
下属岗位：销售部经理、销售助理、售后服务、销售代表、业务接待
本职工作：
协助总经理制定并实施销售战略、经营计划等政策方略，实现公司的销售管理目标及发展目标。
工作职责：
1、独立及负责地领导公司销售工作，经常向总经理汇报并与生产副总经理沟通销售情况；
2、搞好市场预测和调研，根据市场需求及时调整营销策略，不断拓宽销售渠道，提高产品在市场上的占有率；
3、组织制定中长期销售方针目标和编制周、月、年销售计划，并认真抓好落实，做到周有布置，月有检查，年有总结；
4、全面调动销售人员的积极性，建立完善的销售网络，扩大代理商的覆盖面，并经常保持联系，及时组织供货；
5、负责销售合同的签定(经授权)、评审、修定工作，提高履约率，做到“重合同、守信誉”，扩大企业知名度；
6、及时掌握销售动态，处理销售中存在的重大隐患；
7、严格控制和逐步压缩销售费用，节约开支，降低销售成本；
3.1.2销售部经理岗位职责
直接上级：销售副总经理
下属岗位：销售助理、售后服务、销售代表、业务接待
本职工作：
协助制定并推进实施全面的销售战略、销售方案，有效地管理客户，完成公司下达的销售任务，管理督促销售部人员工作。
工作职责：
1、协助总经理及销售副总理建立全面的销售战略；制定并组织实施完整的销售方案；
2、组织部门开发多种销售手段，完成销售计划任务；
3、与客户、同行业间建立良好的合作关系；进行客户分析，建立客户关系，挖掘用户需求；深入了解本行业，把握最新销售信息，为企业提供业务发展战略依据；
4、掌握市场动态，熟悉市场状况并有独特见解；引导和控制市场销售工作的方向和进度；
5、管理销售代表，帮助建立、补充、发展、培养销售队伍；
6、主持公司重大营销合同的谈判与签订工作；
7、协助处理大客户投诉，跟踪处理投诉结果，进行客户满意度调查；
8、完成销售副总经理临时交办的其它任务；
3.1.3销售主管岗位职责
直接上级：销售部经理
直接下级：无
本职工作：
协助销售经理制定并推进实施全面的销售战略、销售方案，有效地管理客户。建立、维护、扩大销售终端，完成分销目标、分销计划。做好活性炭市场的调研及汇总工作，提出相应意见及建议。
工作职责：
1、为销售市场提供专业性支持工作；
2、建立分销网及扩大公司产品覆盖率；
3、按照企业计划和程序推广产品活动，介绍产品并提供相应资料；
4、建立客户资料及客户档案，完成相关数据及市场分析报告；
5、参加公司召开的销售会议及组织的培训；
6、依据统计整理的数据资料，向销售经理提交参考建议与方案，用于改善经营活动；
7、与客户建立良好关系，以维护企业形象；
8、完成上级领导交办的其它任务。
3.1.4销售统计岗位职责
直接上级：销售部经理
本职工作：
销售数据的统计、整理、上报工作，协助售后处理客户数据，为部门制定正确的销售方案、销售计划提供决策依据。
工作职责：
1、负责收集整理公司日销售数据，及时传递并上报；
2、负责公司铁路外运车皮计划统计及发运量、收货量的统计，并协助售后服务处理相关问题；
3、负责跟踪合同客户的预付款使用情况，并及时通知客户；
4、根据财务部要求每月出具相关数据统计表；
5、每月底提供所有销售数据统计汇总表；
6、按照公司相关规定做好销售统计数据的整理、归档、保存工作；
7、协助销售部各岗位共同开展各项工作，做好保密工作，做到不该说的不说，不该听的不听、不该做的不做；
8、协助本部门做好来客来访工作；
9、完成上级交办的其它任务。
3.1.5疆内/疆外/厂区销售代表的岗位职责
直接上级：销售主管
本职工作：
主要负责地磅房日常事务处理，落实具体销售任务、售后问题的处理。
工作职责：
1、及时收集相邻厂区销售资料并整理上报，协助公司销售部建立全面的销售战略；
2、建立并完善厂区零散客户的客户档案并及时整理上报；
3、与公司各部门、客户及同行业间建立良好的合作关系，互通信息，及时了解各方面情况；
4、管理厂区销售人员及磅房司磅人员，建立、补充、发展、培养厂区销售队伍；
5、协助处理客户投诉，跟踪处理投诉结果，及时反馈；
6、督促厂区销售部人员按时完成本职工作；
7、依据统计数据资料，向上级领导提交合理化建议与方案，用于改善经营销售活动。
3.1.6司磅员岗位职责
岗位名称：司磅员
直接上级：厂区销售主管
本职工作：厂区司磅工作
工作职责：
1、按规定从销售统计处领取带有编号的销售单据及开票单据，按顺序填开销售及开票单据，作废的单据应加盖“作废”章，不得私自销毁，销售及开票单据使用完毕后需到销售统计处销号并领取新的单据，由销售统计做好领用及销号的记录工作；
2、司磅开票员在填制零售销售票据时，应实地考察煤品质量并仔细核对煤品价格，并根据实际情况如实填制时间、单价、车号、毛重、净重、金额等相关项目，仔细核对上述内容后交收款员办理收款手续。
3、司磅员在填制合同客户销售票据时，对于合同客户销售，严格按照合同条款执行（控制好单价、数量及余额），超出合同部分需请示上级副总经理确认后方可放行；并做好合同客户拉运车辆自带单据的真实性的核查，在销售单据上注明车号并由对方签字确认。做好合同销售的详细明细记录，以便日后结算；
4、司磅员在交接班时应办理交接手续，做到数据准确后方可办理交接班。
5、每班司磅员在交接班前应仔细核对当班数据，并将原始数据上传至销售统计（此数据需与原始票据核对后方可上传，但目前销售部只在公司设有统计，厂区暂由司磅员负责核对）；当班司磅员需仔细核对数据后方可上传。
6、司磅员应与财务收款共同做好地磅室的环境卫生治理工作。
7、做好服务工作，必须做到微笑服务、热情服务，严禁与客户发生争执。
8、做好数据的保密工作。
9、完成上级交办的其它任务。
4、销售人员管理制度
4.1外勤销售人员管理制度
4.1.1 每天应认真做好工作日志，工作日志内容包括：当日完成的销售任务，市场信息（当地售价、需求、客户要求），竟争对手信息，市场开拓信息及存在的问题，次日工作计划，车辆使用安全情况等相关事项。
4.1.2 每天向销售部主管汇报一次销售工作进展情况及存在的问题。
4.1.3 积极开拓市场，建立销售网络，做好公司产品的宣传和推广工作，爱护好自己所使用的交通工具。
4.1.4 不得利用自己所掌握的销售市场为其它客商销售与本公司相同的产品。在外出工作期间，不得参与任何违法乱纪活动，不得在工作时间内酗酒滋事，做有损公司声誉的事情。
4.1.5 每月返回公司一次，向部门领导汇报当月工作情况，并提出下月工作计划安排意见。向销售部经理递交当月工作总结。
4.1.6 驻站销售人员，每天向销售统计上报一次车皮发运过衡清单（以文字表格形式），每三天向销售统计上报一次站台库存量，每15天向销售部主管报告一次车皮发运中存在的问题（以文字形式）。
4.1.7 驻厂区销售人员每天向销售经理上报一次厂区相关销售数据及情况，每月上报一次厂区销售相关总体情况（以文字形式）。
4.2内勤销售人员管理制度
4.2.1公司销售统计应做好以下销售文字资料等内勤工作：
4.2.1.1每天做好厂区销售日报，站台车皮发运日报的统计工作，及时做好大客户收货报表，按日、月做好销售报表的汇总及上报工作。
4.2.1.2每月做好销售市场信息的收集、整理、分析工作，并写出当月销售市场分析报告上报。
4.2.1.3认真做好客户档案建档工作。
4.2.1.4起草各类申请报告、销售合同、工作总结、销售部文件和会议记要草稿，供副总经理修改。
4.2.1.5做好各类销售员销售业绩统计报表、绩效考核表、售后服务跟踪表和厂区生产计划表等相关表格的存档工作。
4.2.1.6做好销售部各类文档的管理和保密工作。
4.3地磅房管理制度
4.3.1按时交接班，当班完成交接工作。
4.3.2 保持室内卫生环境干净、整洁，保证设备不因环境影响停工。
4.3.3设备软、硬件如发现问题，应及时上报解决，保证设备的正常运转。
4.3.4按序号顺序发放提货单据，按公司规定录入完整的基础数据及信息；录入完毕后仔细核对录入单据，保证信息完整，准确。
4.3.5若因设备故障造成票据信息有误，需手工改正的，必须与系统信息一致，当班人员必须在票据上注明原因并签字确认。
4.3.6一式五联提货单，必须五联打印，不得留有任何一联空白；若客户提供时少任何一联，必须作废此张票据，并要求客户重新提供新的五联完整的提货单（收回票据加盖作废章并注明原因）。
4.3.7作好有关票据的保存与收集工作，防止丢失与被盗。
4.3.8 严格执行总公司与厂区下发的有关票据管理的其他规定。
4.3.9对于超载需卸载品煤的车辆，司磅员有责任指明卸载地点（卸载地点暂定为装煤地点）。
4.3.10作好磅房设备与数据的安全工作，机房除矿领导、财务检查工作、采集信息及特殊情况需矿领导、财务批准外，一律严禁入内。
4.3.11如未执行以上规定而造成损失，由当班人员承担。
5、市场分析数据汇报制度
5.1 市场调研分别为：当地售价、当地需求量、煤种需求、质量规格要求、客户状况、待开发市场和竞争对手相关信息。
5.2 每周由销售人员对我矿相关市场进行调研和分析，向销售部上报一次各片区的市场销售信息，每月对疆内、疆外市场进行一次综合分析（以上数据均需出具书面材料）。
5.3 每月由销售内勤将资料汇总后，销售部组织全体销售人员对本月市场调查情况进行一次市场预测分析。
5.4 次月3日前向公司总经理及相关部门负责人汇报一次销售市场信息，由总经理召集领导班子对市场信息进行决策分析。
5.5 市场信息文字资料由销售部进行保密存档。
6、销售计划管理制度
6.1年度销售计划制定
6.1.1销售统计每年初根据本年签订的炭化料买卖合同统计全年合同需煤量；
6.1.2根据炭化料销售市场情况、厂区生产情况及季节性要求调整各客户每月需煤量；
6.1.3由销售统计制定初步全年分月销售量分解报表，报销售部经理审核后上报销售副总经理；
6.1.4根据公司要求提交全年销售计划表并附说明。
6.2月销售计划要由下而上，每月末由销售员和大客户上报下月要货计划（分品种），由售后服务与销售统计共同汇总次月要货计划与厂区沟通协调确定后在每月28日前报销售副总经理及总经理审批，审批后的月销售计划表由行政部门分送各相关领导及部门负责人；
6.3 售后服务每天对销售计划执行情况进行跟踪，每周五对本周销售计划进行汇总调整并在18点之前向厂区提交下周销售计划，每月末对计划执行情况进行一次分析评价，从中找出存在的问题，使销售计划逐步做到准确并落到实处。
7、销售价格管理制度
7.1 公司年度产品售价预算，在年末由销售部根据邻厂售价提出年初出矿售价草案，报公司领导班子会议讨论后，按照会议决定的售价提交本年度全年销售计划。
7.2 当销售市场发生重大变化，公司制定的售价已经严重影响销售时，由销售部依据邻矿售价向公司领导上报售价变动申请报告，由公司总经理办公会议研究决定后，按照公司决定售价进行变更。
7.3 销售部人员对外报价只能报厂区挂牌售价，未经领导许可任何销售人员不能将合同售价告知他人（特别是邻厂销售人员）。
8、销售合同管理制度
8.1 由销售人员与购料客户进行初步洽谈，洽谈内容包括：品种 、规格 、数量 、供货期限 、单价 、质量 、验收方式 、提交货方式 、损耗承担方式 、运输方式 、付款方式 、履约定金 、优惠条款及回俑金（如有）等主要内容。
8.2 与需料客户达成合同签订意向后，由销售人员按照公司拟定的合同范本与购煤客户草拟合同初稿后，由销售部经理对合同初稿进行初审后报销售副总经理。合同的变更及终止均按本条规定执行。
8.3 经销售副总经理审定后的销售合同，按照公司合同管理制度进行合同联签并由行政部办理用章手续，会签及盖章完毕后合同成立。
8.4 正式生效后的销售合同原件，除按合同要求给合同客户的以外，由行政部存档，复印件分发相关部门，并做好保密工作。
9、销售资料管理制度
9.1销售数据
9.1.1 厂区每日销售数据根据销售统计流程按时上报；驻站销售员每天上报一次车皮过衡清单，三天上报一次站台库存报表，驻外销售人员每七天上报一次到达车皮计量检验报表。
9.1.2 以上数据交销售统计汇总并与财务部核审后上报（或加密后发送销售部内部共享盘），月底汇总一次上月总计销售、发货、收货报表，报各级领导。
9.1.3 各类报表分别按日报、月报、年报进行汇总整理存档。上报的销售报表需与财务及铁路运输部门进行核对，核对无误后方可上报。
9.2销售部文档
9.2.1 销售文档统一由销售部内勤汇总并分类存档，销售文档包括：公司文件、销售部文件、申请报告、销售合同、运输合同、客户档案、售后服务、销售报表、销售部月度、年度工作总结、销售部半年工作总结、会议纪要、往来函件、其它类协议、销售大事处理登记表、销售员工考勤、销售员工绩效考评登记表、销售员工奖惩登记表等。
9.3客户档案
9.3.1 凡客户提供的资质证明及相关资料均由销售主管负责建档并交销售经理存档。
9.3.2 客户档案内容包括：客户单位或名称、所在片区、已签合同数量、合同履约时限、合同履约结果、联系地址、电话及相关资质证明（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税人资格证等证照复印件）。
9.3.3 每年末将与我司签订炭化料买卖合同客户的资质证明交行政部备案存档；
9.3.4 各类销售报表、文档、客户资料档案统一由销售部经理管理，查阅需经销售副总经理许可后方可供他人查阅。
10、 售后服务管理制度
10.1 厂区销售人员主动做好厂区装煤车辆及客户的回访工作及时发现问题写出书面申请。
10.2 厂区销售人员将申请报告上传至销售部售后服务，售后服务接到申请报告后按售后按要求对投诉事件进行相关调查并上报销售副总经理审批，在四十八小时之内将处理结果通知相关部门及客户。厂区销售人员每周对装车情况进行汇总并写出汇总报告上报销售副总经理，每月对装车质量、服务质量和客户意见进行综合分析，写出汇总分析报告上报。
10.3 定期回访客户，征求客户意见，对所有合同客户进行跟踪服务。每月回访大客户一次，每季度回访中、小客户一次，对所有合同客户，每年度召开一次售后服务座谈会。
10.4 每年度由售后服务依据年度内客户对装车各方面情况和服务中存在的问题及处理的结果进行整理汇总，并写出汇总报告，报销售副总经理。所有售后服务报告、报表、要分类整理存档。
10.5 “满足客户需求”是销售部全体从业员工的服务宗旨，让客户“高兴而来、满意而归”是销售部从业员工的工作任务。一切为客户着想，急客户所急，解客户所难是销售部从业员工的责任。
10.6 设立服务监督机制（在办公室及厂区设立服务意见箱），以此改进和提高销售部从业人员的服务水平。
10.7 严禁利用职权对客户进行“卡、拿、索、要、”严禁与客户吵架，斗殴，对客户要做到“文明礼貌”。
11、销售工作总结、汇报管理制度
11.1 销售人员每月28日前写出书面销售工作总结报销售主管，销售主管每月汇总销售员工作总结后，写出销售部当月和年度内销售工作总结报告报销售副总经理。
11.2 售后服务每月写出当月销售中存在的问题，客户意见及要求，客户服务意见处理结果及改进服务意见报销售部副总经理，年终写出售后服务工作总结。
12、销售例会管理制度
12.1 每月由销售副总经理主持召开销售员工作会议(可合并致月度总经理办公会议一同召开)，研究讨论市场动态、市场开发、合同履约、售后服务、考勤计划、次月工作计划等相关问题。
12.2 每半年由销售副总经理主持召开一次销售员工作会议，总结上半年销售工作，布置下半年销售任务。
12.3 每年度由销售部主管主持并请公司总经理及相关领导参加，召开年度销售工作总结会议，总结年度销售工作，评选表彰先进销售工作人员，布置下年度销售计划指标。
12.4 每年度由销售副总经理主持，请总经理及相关领导参加召开一次客户售后服务及合同签订计划会议。
12.5 月度、半年、年度销售工作会议，由销售部经理汇总并写出“会议纪要”，经销售副总经理修订后，报总经理及相关部门审阅，“会议纪要”由销售部经理统一存档。
13、 销售人员保密制度
13.1 销售部工作人员对市场信息、市场动态、已开发客户资料、待开发客户资料、合同售价等相关资料对外要进行保密。
13.2 销售副总经理对年度工作总结、来年工作计划、重大经营策略和市场开拓信息和重大销售信息，对外要进行保密。
14、 销售人员奖惩管理制度
14.1 销售部全体工作人员按照公司制定的绩效考核标准及奖惩制度执行。
14.2 销售部人员一律签订销售岗位责任书，在绩效奖惩考核时一并参照执行。
15、附则
15.1 本实施细则由销售部制订并解释，修改或终止时亦同。
15.2 本实施细则报公司总经理批准后执行。
15.3 本实施细则由销售部经理组织实施，由总经理监督执行。
15.4 本实施细则自颁布之日起执行。
