XXXX有限公司应收账款管理制度

XXXX有限公司应收账款管理制度

一、总则

    第一条：本制度内的应收账款是指公司在正常的经营活动中，公司的工程经过双方确认工程量，且按照合同客户方应该付款，但由于种种原因没有付款所形成的往来款项。

    第二条：根据合同规定，客户应该预付工程款的，且已实际付款形成的预收工程款，也纳入本制度管理。

    第三条：应收票据管理也适用本制度。

    第四条：应收账款管理的基本目标是支持公司营销活动，降低公司应收账款的投资损失和管理成本，最大限度提高公司的经济效益。

二、应收账款管理的职责

    第一条：公司的应收账款管理分别由总经理、财务部、销售部、工程部、法务部负责，各部门各司其职，分别对应收账款管理活动中不同的职能负责。

    第二条：总经理的职责

    1、总经理对公司应收账款管理付全部责任。

    2、负责审批具体客户的收账方针和策略。

    3、负责确定指导、监督各个职责部门在应收账款管理活动中的相关工作。相关部门、员工的责任。

第三条：财务部的职责

    1、财务部负责应收账款的核算工作，应该在应收账款发生之日或应该确认之日及时准确地确认应收账款。预收账款发生后，及时组织收款并进行会计核算。

    2、财务部负责组织应收账款对账工作，应该根据实际情况定期或不定期和客户财务部核对往来款项，并取得客户对往来账户发生额、余额的书面认可。

    3、对账工作的频率要根据和客户往来的频繁程度确定，一般应该不少于一年一半年一次。

    4、财务部负责配合具体收款手续的办理，在销售部和客户达成付款一致意见后，财务部可以配合销售部到客户方完成收款工作。特殊情况下，销售部可以代替财务部办理收款手续，但必须在银行汇票、银行承兑汇票、转账支票、银行汇款的方式下才可以代替，且事后收款的工作结果必须得到财务部的认可。

    5、财务部要定期对应收账款进行账龄分析，督促各责任部门按时回收工程款。

    6、财务部负责编制应收账款催收通知书，交业务人员、项目经理进行账款催收。

    7、对经过长期催收，确实没有回收可能性的应收账款，财务部负责组织材料申报核销，所涉相关部门应全力配合。

    8、应收账款经批准核销后，财务部应该设立专门的登记簿登记已核销的应收账款，并且要定期检查，如果日后法务部通过司法程序能够回收，应该及时回收。

    9、财务部负责公司应收账款的信用管理，负责公司信用标准、信用条件的制定，负责审查客户的信用条件、销售部的信用调查报告和给客户信用额度的最终审定。

    10、财务部要主动和客户方财务部门建立联系（销售部在项目交接时要告知客户财务信息），必要时协助收款。

    第四条：销售部的职责

    1、负责和客户协调，解决应收账款回收过程中出现的矛盾，对账款的回收承担最终责任。

    2、在项目生产期间，施工员为主要的收款责任人，销售人员负责协助。项目结束后，在没有工程质量纠纷等条件下，工程尾款的回收由销售部负责。如果有工程质量纠纷等情况下，由工程部责解决纠纷，销售部协助，纠纷解决后销售部负责收取甲乙双方确认的工程尾款。

    3、销售部在合同签订后，应该弄清楚客户工程款付款程序、不同部门在收款工作中所承担的责任，主要负责人，联系方式等内容并交销售内务主管及法务部登记备案，以便公司的相关部门对口开展工作，保证工程款的按时回收。

    4、销售部负责按照规定在合同签订前对项目开展信用调查，提交信用调查报告，并将报告提交至法务部，法务部有权根据该项目收款难易程度进行项目评估并对拟签订合同条款进行调整，销售部应配合法务部与客户就合同条款协商达成一致意见，降低公司回款风险。

    第五条：施工员职责

    1、施工员负责和客户方协商确认工作量，每月经过甲方、乙方和监理公司确认的工程量结算书提交至工程部内务主管，工程部内务主管按如下程序分别依次将结算书提交给法务部、销售部、法务部、财务部、总经理进行审批，审批不合格的工程部内务主管应按要求让施工员重新提交，工程量结算书作为公司支付承包费的凭证资料之一。财务部根据工程量结算书确认工程收入和应收账款。

    2、施工员在施工期间每月负责按照公司规定的进度款比例按进度向甲方催收进度款，具体比例年初由公司总经理确定。

    3、项目结束后，施工员和甲方确认全部的工程量和全部的工程收入及已发货未完工的剩余材料清单，双方确认完毕后相关资料移交工程部内务主管，由工程部内务主管依次提交至财务部、销售部、法务部、财务部及总经理审核。工程款催收的责任也同时移交销售部。

    4、项目生产期间发生的和甲方及其他部门之间的纠纷，由施工员及时报告工程部长负责处理，处理结果要及时通报法务部、财务部、销售部及总经理。

    5、项目生产期间发生的向甲方索赔、追加工程量（款）等增加公司收入的事件，施工员要及时告知工程部长把拟签订的相关的协议、书面确认资料提交至法务部审查，签订后立即移交给财务部以便确认收入。

三、应收账款的核算

    第一条：施工员申报的工程量经甲方、监理公司签字并盖章确认后，施工员直接将工程量结算书及时传递回工程部内务主管，由工程部内务主管走审批流程并提交给财务部进行账务处理。

    第二条：财务部会计在收到工程量结算书后，要及时进行账务处理，不得拖延到月底集中处理。

    第三条：为了便于对施工员的考核，工程结算收入由工程部按施工员设置二级科目进行考核，并由工程部将考核结果提交至财务部。

    第四条：应收账款要按客户核算，一个客户和公司有两个或两个以上的项目，为便于核对往来账，必要时按客户、项目分开核算应收账款。

    第五条：当实际收到工程款时，按实际收到的款项按录处理账务

第六条：当公司收到的是银行承兑汇票或商业承兑汇票时，要及时把款项从应收账款账户中转到应收票据账户。

第七条：预收账款是指公司和客户签订的合同中，要求客户在协议开始履行前，预付给公司的工程款。当公司预收账款数额比较小时，可以直接在应收账款账户核算，收到款项时记账户的贷方，收入确认时记借方。

第八条：当发生以资产抵付应收账款的情况时，要把款项以协议规定的抵债额度从应收账款账户中转出，按物资评估的价值记入资产账户，发生的损失记入当期费用。

四、应收账款信用管理

    第一条：公司的应收账款管理实行以客户信用额度为中心的管理方法。

第二条：客户信用额度是指公司根据应收账款管理政策的规定，对客户最高赊欠的额度。

第三条：应收账款管理政策是指公司对应收账款管理与控制而确立的基本原则与行为规范。

第四条：公司应收账款管理政策由财务部负责，销售部参与制定，总经理审核批准通过下发执行。

第五条：应收账款管理政策包括的主要内容：

    1、信用标准: 是客户获得公司商业信用额度所具备的最低条件，以预期的坏账损失率表示。

    2、信用条件：是客户享受公司给予信用期限时所要承担的其他条件。

    3、应收账款收账政策：是指客户违反信用条件，拖欠甚至拒付账款时企业所采取的收账策略与措施。企业在组织催收时，也必须权衡催账费用与预期的催账收益的关系问题。

    第六条：销售部负责对客户信用水平的调查，填写客户信用调查表，由销售部半年做一次汇报，并与法务部沟通，若可能出现回款难的项目，由销售部提前向工程部汇报，工程部要叮嘱具体项目施工员注意资料的收集及规范。

第七条：客户信用等级和信用额度实行动态管理，一般一年进行一次，特殊情况下根据实际情况随时调整。

第八条：财务部负责监控公司应收账款信用管理的执行，各部门负责人负责具体的实施。

第九条：施工员、销售部在执行过程中要密切注意客户的经营状况、付款情况及其他情况，多渠道地掌握客户资料，分析预测客户的未来发展情况及存在的偿债风险。

五、应收账款分类

    第一条：公司应收账款实行分类管理，分类以账龄为基本标准，并结合客户经营情况和还款意愿。

    第二条：应收账款分为正常应收账款、逾期应收账款、呆滞应收账款和呆账，具体标准如下:

    1、正常应收账款：账龄在合同期内或超过合同期不足30天。

    2、逾期应收账款：账龄超过合同期30天且在90天内。

    3、呆滞应收账款：账龄超过合同期90天且在360天内。

    4、呆账：账龄超过合同期360天以上。

    第三条：发生了以下情况，应收账款可以直接划入呆账。

    1、债务人经法院宣告破产或进入破产程序。

    2、债务人明示拒绝还款。

    3、债务人虽然有还款意愿，但其经营状况急剧恶化，从较长时期看没有好转的可能。

    4、债务人遭受了巨大的自然灾害，短期内难以恢复。

    5、其他在公司年度应收账款管理政策中规定的情况。

    第四条：财务部负责应收账款的分类，每季度在进行账龄分析的同时进行应收账款的分类，就应收款每月向法务部提交当月回款情况，以便法务部提醒销售部应收款是否已过诉讼时效。

    第五条：销售部、施工员负责收集客户的经营信息并及时通知财务部进行分类调整。

    第六条：公司法务部要对逾期类应收账款和呆滞给予特别关注，配合销售部采取各种方式法律途径努力清收。

    第七条：公司要对呆账应收账款指定专人负责采取必要的手段清收，年末要从公司的整体绩效考核利润指标中全额扣除呆账应收账款，以后实际收回时计入当年绩效考核利润指标里。具体扣除标准要由年度应收账款管理政策规定。

六、应收账款的催收

    第一条：财务部每月要对应收账款进行账龄分析，根据账龄和应收账款的状态，填写应收账款催款通知书，总经理签发后交销售部经理负责催收。

    第二条：财务部每季度要组织召开由总经理主持的应收账款评审会，评价各客户应收账款收回的可能性，确定具体客户的收账方针。

    第三条：基本的营收账款收账政策根据应收账款回收可能性确定，可以按以下标准把握：

    1、回收可能性在90％以上，一般不要打扰客户，等待客户主动付款。

    2、回收可能性在70％－90％之间，可以措辞委婉地催收，尽量取得客户方对催收应收账款的理解。

    3、回收可能性在50％－70％之间，应频繁地信件催款、电话催询及人员上门催收

    4、回收可能性在50％以下，应措辞严厉，必要时经销售部经理、财务部经理和公司总经理书面确认后提请由有法务部仲裁或提请诉讼。

    第四条：负责催收应收账款的员工要根据公司确定的收账方针对不同的客户采取不同的手段，无论是否能够收回款项，每次必须取得对方承诺还款的书面记录，交财务部存档。

    第五条：负责催收应收账款的员工每次催款要填写收款情况报告表，

    第六条：应该由施工员收回的应收账款而实际没有收回，以后销售部收回，相应部分的绩效考评奖励由销售部领取，若法务部采用诉讼、非诉等其他方式收取的相应部分的绩效考评奖励由法务部领取。

    第七条：催收应收账款发生的费用要列入部门费用管理，一般要包括差旅费、必要的招待费、人员工资和诉讼费。年初计划阶段，销售部要根据当年应收账款催收计划，制定相应的费用计划，经审批后执行。

    第八条：当发生以资产抵付应收账款的情况时，财务部要及时组织相关人员对抵债物资进行评估，如果有损失及时确认。抵债物资收回后，如果公司生产经营需要，则交相关部门使用，否则，尽快组织拍卖变现。

    第九条：发生以资产抵付应收账款的事件后，如果造成了损失，要区分部门的收款责任，按各自应该收款的额度分摊损失额，然后再乘以赔偿比例，具体比例在公司的年度应收账款管理政策中规定。

七、应收账款的损失确认

    第一条：符合下列条件的应收账款可以确认损失：

    1、债务人被依法宣告破产、撤销，其剩余财产确实不足 清偿的应收账款

    2、债务人死亡或依法被宣告死亡、失踪，其财产或遗产 确实不足清偿的应收账款

    3、债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大，以其财产(包括保险赔偿等)确实无法清偿的应收账款。

    4、债务人逾期未履行偿债义务，经法院裁决，确实无法清偿的应收账款

    5、逾期3年以上仍未收回的应收账款

    6、公司根据管理的需要设定的应收账款核销条件

    第二条：应收账款的损失确认由财务部负责申报，销售部、施工员负责收集材料，经公司总经理批准后执行。

    第三条：应收账款损失确认后，财务部要组织召开由总经理主持的责任讨论会，分析应收账款损失的原因、相关的责任人及给予的处罚。

    第四条：财务部负责其他应收账款核销后的事务处理，包括向税务局申报应收账款损失。

    第五条：财务部向税务局申报损失最迟不得超过第二年后45日，超过后税务局不予核销，由于税务局不核销给公司造成不能抵扣所得税的损失，相应部门要按损失的   ％赔偿，具体计算公式如下：

    赔偿金额＝应收账款损失×15％×赔偿比率

    第六条：核销后的应收账款经过公司员工努力又重新收回或部分收回，公司根据相关制度给予奖励。

    第七条：本公司坏账损失采用直接转销法，实际发生坏账时，确认坏账损失，计入期间费用，同时注销该笔应收账款。

八、应收票据管理

    第一条：应收票据包括银行承兑汇票和商业承兑汇票，公司在收到票据后，要交专人保管。

    第二条：应收票据在到期前或办理贴现前，要和公章印鉴分开存放，严禁提前背书。

    第三条：应收票据到期后，财务部要及时到银行办理委托收款手续，如果因为财务部延期办理导致该票据项下款项无法收回，财务部负责追回该笔款项并承担由此引起的利息损失、追款费用。

    第四条：公司资金不足时，经总经理批准，财务部可以持承兑汇票到银行办理贴现。

    第五条：应收票据无法收到现金时要及时从应收票据账户转到应收账款账户。

    第六条：公司在收到承兑汇票时，要根据承兑汇票到期日计算贴现费用，业绩考评计算回款时要扣除贴现费用。

附表1

业务员客户情况调查表

填表说明：表内打分项分四种情况，第一种情况分值在100－80之间，90为中值

                                第二种情况分值在60－80之间，70为中值

                                第三种情况分值在40－60之间，50为中值

                                第四种情款为不知道，直接打分为60

         公司内部了解客户的其他人（执行董事、总经理、经营部经理等）如也可以利用此表打分，每人打分后，可以计算算术平均数或加权平均数（权重将来根据具体情况定）。

附表2

信用等级评定表

使用说明：公司信用等级分类 ：A     B        C         D  

          信用等级A   得分     90分以上

          信用等级B   得分     70分－90分

          信用等级C   得分     60分－70分

          信用等级D   得分     60分以下

          新客户没有内部交易记录，分值取外部咨询得分

          没有财务报表的取60分

信用额度计算表

使用说明：根据信用等级和工程量总额结合公司内部的资金供求状况决定给予客户的信用额度

附表3

客户信用限度核定审批表

使用说明：此表为内部审批使用，在完成了客户信用等级评定和信用额度计算后，经过会议讨论，决定授予客户信用额度，会后，业务员要填写此表，相关人签字同意后，才可以正式给予客户信用额度。

为日后分清责任，此表一式两份，财务部、经营部各一份存档。

附表4

收款情况报告表

附表5

应收账款可回收性分析表

应收账款可回收性判断因素一览表

客户名称                                                            分析日期   年   月   日

使用说明：判断因素可以根据实际情况添加或减少，主要看有利于判断结果的可靠性。

权重分配也是要基于那个因素对回款最关键

总体回收可能性用来决定下一步催收应收账款的力度和措施

判断的基本因素选最重要的一个就可以了。
附表6

逾期询问函

XXX公司

我公司财务部提醒我们，我公司的发票号为       项下的账款尚未收到，此笔账款已经逾期（    ）天，可能贵公司尚未发现这个情况。

请贵公司务必在    月    日前支付这笔欠款，或提前告之原因。

签章：

逾期追讨函在逾期7－10天发出，语气相对缓和

附表7

逾期催款函（严重）

XX公司

根据我们双方协议，我公司给予贵公司的信用额度是发票日期后XX天，目前账款已过期   天。这个账款过期时间已经超过我方提出的付款宽限期限，将产生严重后果。请贵公司立即支付上述迟付工程款并告知我方迟付的真实原因，并在   月    日之前给我们答复。否则我方会将采用必要方式追收该账款。希望本信函能够引起贵公司注意，以便我们的交易继续顺利进行。

签章：

这个函件的语气开始加重，对债务人施加更大压力，表明企业对此事严肃认真的态度。

附表8

、账龄结构分析

公司名称                                            时间：年   月    单位：元