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公司办公用品管理制度

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办公用品管理制度


为规范办公用品的采购、保管、领取和使用,确保办公所需,倡导勤俭节约、物尽其用,特制定办公用品管理制度.    (一)办公用品的申购

1、办公用品在公司管理中为低值易耗品或物料用品。

2、对于特殊办公用品,使用部门必须先提出书面申请,经该部门经理同意,报办公室,经办公室主任及主管经理审核后,方可安排人员购买。

3、为了控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,均由办公室人员统一负责。

4、每月的20—25号由管理人员列出库存所缺办公用品清单,由办公室主任审核,由采购部统一到批发市场进行购买,其费用归属领用人员部门进行核算。

5、办公用品购回之后,需要物品管理人员进行入仓,并对所购回的用品核对品种、规格、数量及质量,确保没有问题后方可收货,若物品与申购的不符,则需要采购人员负责更换。

    (二) 办公用品的管理

1、办公用品的种类和数量要详细记录,合理控制.常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存.要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2、批量购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在库存表上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字,并建立好电子档.

3、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用,部门替换下的各类办公设备必须将记录交一份由财务留档。

4、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符.随时掌握库存物品的

数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障库存数。

(三) 办公用品的领取

1、领取的原则是:工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随

领,用多少领多少,专领专用.部门领用时,应征得本部门经理同意。

2、领取时,领取人须在领取单上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由部门负责人或接收此物的服务员在购物发票或领取登记本上签字。

3、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要.对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。

4、领取的非消耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀)应列入移交,如重复申应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。

5、大件物品领取后,应列入办公室固定资产管理序列,明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给仓库.

    6、为接受民主监督,强化节约意识,每季度通报1次办公用品出入

数额和各部门领取(购置)情况。

(四) 办公用品的使用

1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。

2、办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。

3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源,定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;大头针、曲别针等反复使用;纸张可双面利用,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

5、印制文件材料要有科学性和计划性.要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费.

6、对于高档耐用办公用品,各个部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;故意造成设备损坏的,直接责任人应赔偿。

                             


Xxx公司

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