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办公用品管理办法细则

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办公用品管理制度办公用品管理办法细则


办公用品管理制度办公用品管理办法细则为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本制度。

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办公用品管理制度办公用品管理办法细则为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本制度。

一、办公用品的分类。

按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。

其中低值易耗品主要指签字笔、圆珠笔、铅笔、信封、刀片、胶水、回形针、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、插座、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥、一次性纸杯等价值较低的日常办公用品;高值管理品为复印机、电脑、移动硬盘、打印机、扫描仪、碎纸机、文件柜、空调、相机、摄影机、投影仪、音响、电视机、办公桌椅、窗帘、茶具、影碟机、名贵瓷器等价值较高的物品。

二、办公用品的管理责任部门。

公司办公用品单品价值3000元以下的管理归口为公司办公室,单品价值超过含3000元的大件管理品按固定资产管理要求归口生产综合部管理。每月的25号前,各单位、部门需制定相应的次月办公用品购买计划报公司办公室,办公室完成公司办公用品购买计划汇总报公司审核。当月的支出应当限定在报批的计划经费之内,如有超支的,需要列出超支的缘由。超支极大的需书面解释。

三、办公用品的申请。

办公用品的采购或者领用申请需要填写中国xxxx公司物资采购单。公司办公用品的申请由各部门、单位应当根据自己单位部门的办公需要,及时地提出采购申请。物资采购单经单位、部门负责人签批,统一向公司办公室进行申请。

四、办公用品的审批。

在填写物资采购单后,申请人将申请单交公司办公室、监察审计部审核。公司分管领导负责审批所分管单位部门所需购买办公用品的申请。单品价值超过含3000元的,由分管领导签批后,再呈公司总经理审批。

五、办公用品的采购。

各单位、部门填写的物资采购单在得到批准后,交到公司办公室统一采购。办公室做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较、甑选工作,坚持货比三家原则,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,经过验收后,在办公室保持一定库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率。

六、办公用品的入库管理和保管办公用品购买后,由专人验收入库,办公室统一保管和发放。各单位、部门申请的办公用品应当及时发放。已发放的办公用品由办公室做好相应的领用记录,明确领用部门,领用人,领用日期。办公室建立办公用品管理台帐,每一季度汇总报表,实行定期盘点制。每季度末的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘点。由公司办公室、生产综合部、监察部、财务部各派一人组成盘点小组对各部门、单位的办公用品进行盘点。盘点内容包括检查相应的办公用品的存在情况,问题情况,并让相应的保管人签字确定,以便及时地发现问题,处理问题。

七、办公用品的领用。

各单位、部门凭物资采购单可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时,领用人应当在办公用品发放表上签上领取人姓名和日期。领取人可以是物资采购单申请人,也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及高值管理品的,必须是使用人前来领取并签字,以明确保管责任。

在领用人签字领取办公用品时,办公室应当对领取人做好登记记录。

八、办公用品的报废。

公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏,不能使用的,应当依据以下程序进行处理。对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品,且在保修期内的,不得擅自自行处理。可维修品出现问题的应当提交办公用品维修申请单至办公室统一进行处理。

对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的,在提交过维修申请,经过维修但无法修好的情况下,或者是对无条件维修的,或无维修价值的,经过办公室的故障认定,方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单,经办公室签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的,须报请公司分管副总经理的批准;原购买价值单件超过含3000元的,须报请公司总经理的批准,按固定资产报废程序办理固定资产报废手续。

高值报废品在得到报废审批后应当由办公室进行回收处理,以求极可能的开源节流。

九、辞职清退情况处理。

对于提出辞职的员工,在办理解除劳动合同手续时,必须办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取等事项。

十、本制度的实施时间本管理制度于年7月1日起实施。

办公用品管理制度办公用品管理办法细则第一章总则第一条本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理工作,方便员工领用办公用品,合理控制办公用品的费用支出,以节约公司资源。

第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。

第三条行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。

第二章办公用品的采购管理第四条办公用品采购程序。

1行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况,并根据平时的消耗水平制订采购计划,明确订购数量,填写办公用品申购单。

2将经行政部经理审核的办公用品申购单,提交给公司总经理审批。

3审批通过后,根据审批意见,行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。

4所订购办公用品到货后,行政部应严格根据送货单进行验收,核对型号规格、品种、数量和质量,以确保不存在任何问题。

5验收人员在办公用品验收单上填写验收结果并签字确认。

6针对直接购买的办公用品,经办人可凭办公用品申购单以及有效发票,到财务部办理报销手续;针对采用订货方式购买的办公用品,经办人须凭办公用品申购单以及办公用品验收单,到财务部办理领款手续。

第五条办公用品采购规定。

1经办人应本着。合理节约的原则实施采购,避免重复购买造成库存积压;选择供货商时应货比三家,尽量选择质优价廉的办公用品。

2各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生更改时,需向行政部提出书面申请,以便行政部及时对订购计划进行调整。

3行政部应填写办公用品订购进度控制表,表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。

4如遇特殊情况,办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后,自行选择购买所需物品,但事后需及时补办相关手续。否则,所产生的费用公司将不予报销。

5验收结果为不合格时,由行政部负责与供应商沟通协商,进行退换货等相关事宜的处理。

6对于验收结果为不合格的用品,财务部有权拒绝支领相关费用。

7经办人员应秉公办事,采购过程中严禁收受回扣及其他礼品。确实无法拒绝时,应上交公司。如有违反,一经发现,公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞职处理。

第三章办公用品的领用和发放第六条办公用品领用和发放办法。

1领取物品时,需以部门为单位,在规定的时间内向行政部提交办公用品审领表写明所要的用品名称与数量,并由部门主管签字核准。

2公司每月的13日为统一的提交申领表时间,遇节假日顺延,其他时间均不予受理。

3行政部根据申领表的内容备齐所需物品,于每月5日前向各部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作,写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期,最后由申领人签字确认。

4员工离职时,其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必须交还给行政部。如有丢失或损坏,行政部负责折价后向其索取赔偿。

5经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

第七条新员工人职时,可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下表办公用品岗位领用统一标准一览表岗位标准配备员工水性笔、记事本、文件夹各一个财务部员工水性笔、记事本、文件夹、计算器各一个部门主管水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书器、铅笔各一个部门经理以上人员圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、笔筒、书架、活页夹、计算器、铅笔各一个备注因工作原因需领用标准配置以外的办公用品,需按照常规办公用品申领程序申领第四章办公用品的保管和使用第八条办公用品的保管及使用管理。

l行政部应建立库存办公用品台账,明确掌握办公用品的库存。情况。

2办公用品仓库须经常清扫整理,并定期进行盘点。

盘点时如有账物不符的情况,应及时查明原因,做到账物相符。

3行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价,并根据各部门的领用情况计算出相应的费用,将其作为年度考核的依据,并定期进行整理、汇总及存档。

4水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内,只能领用笔芯,不得重复领用。

5离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放,申领人不得以其新旧为由拒绝领用。

6行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记,写明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。

7树立节约意识,提倡无纸化办公,尽量使用网终资源,降低易耗资源的消耗。

第五章办公用品的使用监督第九条各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。

第十条行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。

第十一条行政部每月填写办公用品使用情况汇总表,一式两份。一份存档用与年终各部门的绩效考核,另一份提交各部门经理,使其了解本部门办公用品的消耗情况。

第十二条实行走动管理,发现问题及时提醒解决,杜绝浪费。

第六章附则第十三条本制度的最终解释权归行政都所有。

第十四条本制度自公布之日起实施。

办公用品管理制度办公用品管理办法细则第一条为加强办公用品申请、领用、管理,本着节约成本,提高效率,规范流程,明确责任的原则,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本办法。

第二条办公用品分为一般办公用品、政府采购类办公用品两种。

1.一般办公用品铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子、签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶、剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台、U盘等。

2.政府采购类办公用品复印纸、硒鼓、墨盒等第三条职责范围办公用品的管理统一归口行政办公室。

第四条办公用品的申请1.办公用品领用申请需要填写办公用品申请单,经部门负责人及主管领导签批后方可领用。

2.对于非常规使用的办公用品,由各部室申请、行政办公室统一填写办公用品申请单,经主要领导批准后方可采买。

第五条办公用品的采购1.为保障日常办公需要,本着节约利用的原则,行政办公室对常用低值易耗办公用品应采用多家比对,以优惠价格择优批量购买,提高供给效率;2.对于硒鼓、墨盒、复印纸等政府采购规定产品,经主要领导批准后,由行政办公室及财务部按照政府申购流程统一购买。

第六条各部门办公用品有关规定1.办公用品申领应每季度首月的1-10日填写办公用品领用单后领用和发放,严禁先借后领的行为。

2.各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。

U盘、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

第七条办公物品的保管1.所有入库办公用品,都必须填写入库清单。

2.办公用品库存情况由行政办公室专人整理、定期清点。

3.行政办公室设专人负责管理办公用品申领登记台账。

第八条本规定自下发之日起执行。



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