每一独立的物业，按其功能不同，可分为不同的"部分"，如：住宅（或公寓）、办公楼、商场、停车场、会所等。若业主公约规定须按物业的不同"部分"分别独立核算，则在建账时应给予充分考虑。大部分的《财务软件》已备有辅助核算功能，财务管理部应尽量加以利用。建账后，日常操作的重点是清楚识别及界定各项费用及收入的归属，按其所归属的"部分"准确核算。正确的"部分"分类能准确反映各"部分"的经营损益情况，对了解各"部分"的财务状况，改进管理极其重要。对于无法明确识别及界定其归属的费用，则称之为"公摊费用"或"待摊费用"，对于这些"待摊费用"应在各会计期间归集后，合理分摊至各"部分"。分摊的方法有多种，如：面积、管理份额、该项费用总额、人员工资总额等，发生的费用类型不同，选用的分摊办法也有所不同，但最基本的原则是合理性。必要时，分摊办法的选用应征求有关部门意见，取得物业总经理甚至委托方的认可。　

　三、应收账管理　　

对于物业服务行业来说，应收账管理是其财务管理的重点之一，工作较为繁重。财务管理部须计算每一个业户应缴纳的各种费用，如水、电费等，亦要定期清理、核对和报告各项费用的缴付情况。定期发出缴付通知书、催款通知书、对账通知书，定期进行银行委托付款的划款工作等。进行应收账款管理，需先行收集以下数据：

1.各项收费标准。　

2.该物业所有单位的编号及面积。　

3.每一个单位的管理费起计日期。　　

4.各单位每月应付各项费用(如管理费)的金额。　　

5.业户／用户／使用人的数据，如姓名、联络地址、电话、所拥有的单位编号。　　

6.空置单位的界定标准，收费项目及标准。　　

7.滞纳金有关规定，如起计日期、利率等。　　

8.由管理处代收水电费时，水电费的抄表日期、收费标准等。　　

四、注意事项　

　1.收楼时应注意事项　

　(1)用户付款的方法　　

用户在支付每月费用时，可采用多种方法，如亲自到管理处缴付现金或支票，或采用委托银行自动转账付款。财务人员应在用户收楼时，准备一份详细的付款方法说明书，并连同委托银行自动转账授权书交予用户。付款方法说明书上应列明：

①管理处的地址及办公时间。

②以支票付款时，支票抬头的名称。

③办理银行转账的手续及各项须知。　　

(2)业主收楼时缴交的各项费用及押金的账务处理通常业主在收楼前或收楼时已按发展商或物业服务公司的要求，预付了数月管理费及各种押金、初装费等。其中部分款项，如预付管理费、管理费按金等应由管理处收取，电话、煤气初装费等应由发展商收取。当财务管理部由开发商或物业部取得有关收费资料，并收到已出售单元的数据时，应及时与开发商财务管理部沟通，明确各项收费的归属及时入账及时对账。　　

(3)预收管理费的处理　　

对于用户于收楼时预缴的管理费，应自交纳管理费起计日起按月结转收入。财务管理部应对管理费的起计日期的确定标准及特殊情况下的批准程序有明确的了解，并以此标准为依据，确定统一的起计当月的管理费计算方法。以免计算方法不统一引致的应收账混乱，以及与业主间的纠纷。　　

2.每月应注意的事项　　

(1)缴款通知书　　

①发出日期及截止日期　　物业服务公司的经费，主要是来自管理费收入。为确保有充裕的流动资金，财务管理部必须在每月一号(或按公约规定的日期)前发出缴款通知，使业户能按时付款。由于打印通知书需时间，为确保业户能如期收到发出的交款通知书，必须提前三天发出。如果业户在截止日期后才付款，公司发出的通知书上将不会反映该项付款。为避免误会，所有通知书须注明发出日期和截止日期，并明确告知用户在该日期后支付的款项没有包含滞纳金在内。　　

②水、电费　　

如各单位的水、电费是由管理处负责收取，管理处每月须派员抄录各仪表的读数，然后按照每度的收费及最低消费计算应收款项，并将各单位应付的水电费用和管理费在每月付款通知书中分项，要求各单位在缴付管理费时一并缴付。因抄读各仪表需时，财务管理部应与有关部门订定一个固定抄读日期，并把结果在付款通知书截止日前交予财务管理部。　　

③缴费通知书的管理　　

缴款通知书最少要有两联，一联给客户，另一联由管理处存档。若除管理处外，还有其它机构负责收款，便需要多一联，供对方存档作为收费依据。　　

（2）催款通知书　

业主公约通常对业户缴纳管理费等的义务有详细规定，管理处应制定可操作的催款流程。对未按期付款单位，便须按追收程序定期发出催款通知书，直至采取截停水、电供应及发出律师信，进行法律诉讼。财务管理部有责任定期将各单位的各项收费情况通知物业部及物业总经理，待其决定采取适当措施。