办 公 用 品 管 理 制 度

福人木业（莆田）有限公司

办 公 用 品 管 理 制 度

1.    目的

1.1.     为规范办公用品的管理，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，针对公司具体的办公用品使用情况特制定本制度。

2.    适用范围

2.1.     适用于公司办公用品的采购、保管、领用及报废等管理。

3.    管理权责

3.1.     综合办：负责审核、汇总各部门每月办公用品的领用情况并根据当月库存情况进行采购申报、入库、领用登记等。

3.2.     各部门:负责做好本部门每月办公用品的需求汇总、申报、领用和发放等工作。

3.3.     采购部：负责每月办公用品的采购及费用报销。

3.4.      公司总经理：负责审批每月办公用品的申购与报销。

4.    定义:

4.1.     办公用品分类：办公用品分为消耗品、耐用品及特殊用品三类。

4.1.1.     消耗品：系指容易消耗，无法重复使用的用品，如:水笔、圆珠笔、铅笔、萤光笔、笔记本、橡皮擦、回形针、钉书针、打印墨盒、蜡纸、硒鼓等。

4.1.2.     耐用品：系指能重复使用并能保持原有形态和性能的用品。耐用品文具如有遗失应由个人自购。平时使用如有故障或损坏，应以旧品换新品，如：U盘、订书机、启钉器、计算器、笔筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入离岗移交范畴：服务年限1年以内（含），如有遗失，照价赔偿；服务年限1年以上，耐用品单价在500元（含）以上的，如有遗失，照价赔偿。

4.1.3.     特殊用品：系指某些部门人员为进行其专业工作需要的特殊用品。如：财务部常用的凭证等。

4.2.     领用分类：根据办公用品的使用性质，将办公用品分为公用品和私用品两类，私用品由使用人个人领用，公用品由部门专门指定人员统一领用。

4.2.1.     个人领用：系个人使用保管用品，如水笔、橡皮擦、笔记本、笔芯等。

4.2.2.     部门领用：系本部门共同使用用品，如打印纸、打印墨盒等。

5.    管理规定

5.1.    办公用品申购

5.1.1.     各部门应于每月25日前根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，填写《办公用品采购申请单》,经部门负责人审核,分管领导审批后交综合办。

5.1.2.     综合办统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《办公用品采购申请单》，于次月1日前经综合办经理审核、总经理审批后，交采购部采购。

5.1.3.     各部门办公用品领用经办人根据本部门的《办公用品采购申请单》所列明细，于每月5日前向综合办领用并发放到本部门员工手中。

5.1.4.     各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门填写《办公用品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人、综合办经理审核、总经理审批后，由采购部负责实施采购任务。

5.2.    办公用品采购

5.2.1.     为有效完成采购任务，原则上由采购部负责实施采购任务。

5.2.2.      对专业性办公用品的采购，由所需部门协助采购部共同进行采购。

5.2.3.      临时急需办公用品可经综合办和采购部同意后由使用部门自行采购。

5.2.4.     对单价大于500元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务。

5.3.    办公用品入库

5.3.1.     办公用品入库前由综合办指定专人进行验收，对于符合规定要求的，由综合办办公用品管理人员登记入库，并填写《办公用品入库登记表》；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

5.3.2.     办公用品采购发票应由综合办经理签字确认入库后，方可报销。

5.4.    办公用品领用

5.4.1.     员工领用办公用品应填写《办公用品领用登记表》。

5.4.2.     员工领用单价在人民币500元以上的办公用品，须填写《固定资产购买申请表》，说明申购理由，经部门主管、部门分管领导、综合办审核，总经理审批。

5.5.    办公用品使用

5.5.1.     严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

5.5.2.     凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。

5.5.3.   公司员工使用办公用品必须坚持科学、合理、节约、爱护的原则，节省使用易耗品，正确使用非易耗品。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。

5.5.4.   办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

6.    办公用品报废

6.1.     非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，并总经理批准同意后，到综合办办理报废注销手续。

7.    办公用品回收

7.1.     员工离职时，应依《财产个人保管卡》所领耐用品一并退回综合办，并办理好移交手续。

7.2.     回收再利用的办公用品列入库存。

8.    办公用品仓库管理

8.1.     8.1综合办建立办公用品购置和领用登记台帐，并做好购置和领用台帐的登记工作。

8.2.      综合办应每月结算各部门月需求量及金额，对异常情况提出书面分析反馈。

8.3.     其它办公用品每月盘点一次，每次盘点结果记录在《办公用品月报表》，并报财务部备案。

9.    相关表单:

《办公用品需求计划表》                 （编号：   ）

《办公用品采购申请单》                 （编号：   ）

《办公用品库存登记表》                 （编号：   ）

《办公用品领用登记表》                 （编号：   ）

《办公用品处置、报废单》               （编号：   ）

10．附则

10.1本制度经总经理批准,自 20   年   月   日实施。

10.2本制度的最终解释权归综合办,修订时亦同。

附表一：

        年   月办公用品采购需求计划表

单位：                                                          编号：

说明：每月25日前，各部门根据需要编制下月的办公用品需求，报综合办。

审批人：                       部门负责人：                          申购人：

附表二：

办公用品采购申请单

编号:                                       填表日期:    年   月   日

注：本表由综合办填写

       申请人:               

附表三：                      库存登记表

附表四：

办公用品领用登记表

部门：

附表五：

办公用品处置、报废单

附表六：

年月办公用品月报表